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AVALON

Mit vollständig anpassbaren Bausteinen werden die Stammdaten, Transaktionen und Abläufe eines Unternehmens optimal digitalisiert. So wird nicht nur der Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die Transparenz und Qualität verbessert.

Stammdaten

In AVALON werden Stammdaten wie Adressen, Kunden, Lieferanten, Artikel, Räume, Fahrzeuge etc. nach BestPractices verwaltet. Die Informationen so angeordnet das die Anwender der jeweiligen Kundenumgebung möglichst schnell die wichtigsten Informationen erkennen können und entsprechend handeln können. Die Bewegungsdaten wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente, Verlauf, Aufgaben/Tickets können jeweils in Tabellen eingesehen werden. Mit bequemen "JUMP BUTTONS" können Anwender ganz bequem durch Vorgänge klicken um sich ein Bild vom vorliegenden Fall zu machen.

Angebote, Aufträge, Eingangs- & AusgangsRechnungen

In AVALON werden Geschäftsdaten wie Angebote, Aufträge & Rechnungen revisionssicher vorgehalten. Beispielsweise wird bei Rechnungen zum Zeitpunkt des Ausdrucks bzw. des Versands per eMail eine PDF Kopie der Rechnung unter Dokumente unveränderbar hinterlegt. Mit "JUMP TO BUTTONS" können Anwender ganz bequem zu verbundenen Informationen wie Projekt, Adresse, Kunde oder auch Lieferant springen.

Termine, eMail, Aufgaben / Tickets

In AVALON werden Vorgänge wie Termine, eMail, Aufgaben & Tickets ganz individuell nach Kundenbedürfnissen gestaltet. So können beispielsweise Termine mit Aufträgen, Artikeln / Leistungen, Projekten verbunden werden. So ist es beispielsweise möglich zu einer Aufgabe bzw. Ticket die verbundene Arbeitszeit auch mit Stopuhr zu erfassen und zum passenden Zeitpunkt zur Abrechnung vorzuschlagen.

Schnittstellen zu externen Zielsystemen

Externe Systeme wie z.B. die KI Systeme von Open AI (Chat GPT) oder IBM (Watson), Office 365, SMS, WhatsAPP, Bezahlsysteme wie PayPal oder Newsletter Dienstleister können mit modernen Schnittstellen angebunden werden. Es gibt bereits viele vorgefertigte Module für alles von XML Exporten für xRechnung oder SEPA, bis hin zur Anbindung von Microsoft Office 365. Die jeweiligen Aufgaben variieren je nach Kundenbedürfnissen.

Zeiterfassung, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung

In AVALON ist es möglich Zeiterfassung nach individuellen Bedürfnissen anzupassen. Es ist weiterhin möglich Endgeräte anzubinden um eine möglichst reibungslose Zeiterfassung möglich zu machen. Die Daten können auf Wunsch in einem Wochen, Monats oder Balkenkalender dargestellt werden. Eine detaillierte Ausgabe in Listenform oder als Excel Export zur externen Weiterverarbeitung ist ebenfalls möglich.

Einbindung externer Mitarbeiter & Kunden

Externe Websites deren Umfang und Funktion von einem einfachen Formular bis hin zu umfangreichen Shopsystemen reicht können an AVALON angebunden werden. In einem Fall wird so ein echtzeit Reservierungssystem für über 6.000 Sitzplätze betrieben. In anderen Fällen können externe Mitarbeiter nach einem Log in über das Internet Arbeitszeiten erfassen. Auch die Aktualisierung von Kontaktdaten über ein Webformular oder Umfragen werden regelmäßig gefordert.

Kleine und mittlere Unternehmen haben Anforderungen die oftmals herausfordernder sind als die von großen Konzernen. Die Software Riesen sind bisher nur begrenzt auf solche Anforderungen eingegangen. Im Gegenteil: Unternehmenslösungen für KMUs bestehen oft aus rigiden Produktmodulen. Anpassungen, sofern überhaupt möglich, werden nur zu einem unverhältnismässigen Preis umgesetzt. Schlimmer noch, bei jedem Versionswechsel folgt eine teure Überprüfung und ggf. aufwendige Anpassung an den individuell angepassten Teilen.

Unser Ansatz ist ein modularer. Basierend auf dem AVALON Framework bieten wir Bausteine um unterschiedliche Anforderungen zu treffen. Dabei ist die Plattform stabil und kann immer weiter verwendet werden.

Industrieroboter am Laufband

AVALON Lösungsbeispiele

Reservierungssystem für über 6.000 Plätze - Online in Echtzeit

  • Online Formulare Platzgenau oder Bereichsgenau
  • Flexibles Preismodul für
    • Saison / Termin abhängige Preisklassen
    • Produkt bzw. Produktkategorie-Preise
  • Automatische Rechnungsstellung
  • Einbindung Online Zahlungsanbieter
  • Mahnwesen mit Auto Storno
  • Umfangreiches Reporting
  • Nutzbar für: Festzelte / Pensionen & Hotels / Veranstaltungen

Aufgabenverwaltung / Ticketing

  • Ablage für Dokumente, Fotos, PDF Dateien etc.
  • Verlauf um Notizen & Ereignisse zu erfassen
  • Status um nachfolgende Tickets oder Abrechnungen zu steuern
  • Online Kundenzugang
  • Zeiterfassung
  • Ressourcenzuweisung
  • Zeitplanung in eigenem Kalender
  • Nutzung am Desktop mit Windows oder Mac, auf iPhones oder iPads (optional auch android)
  • Vor Ort Prüfungen inkl. Belegfotos für Abnahmen, Prüfungen & Zertifizierungen

Zeiterfassung

  • Automatisierte Arbeitszeiterfassung
  • Urlaub
    • Antrag & Genehmigung
    • Darstellung in eigenem Urlaubskalender - Balkenkalender
  • Weiterbildung
    • Antrag & Genehmigung
  • Krankheit
  • Weitreichende Berechtigungen individuell konfigurierbar

Reisekostenerfassung & Verwaltung inkl.

  • Adressverwaltung (Anbindung an führendes System möglich)
  • Belegerfassung inkl. Scan via iPhone Kamera
  • Projektkosten Zuweisung
  • Reisekosten Dokument, gesetzt auf Briefkopf

ScannAPP für iPhone, iPod Touch zur Dokumentenverwaltung

  • Direkte Zuordnung von eingescannten Dokumenten zu den jeweiligen Vorgängen im System

Lager / Logistik

  • Einsatz von iPod Touch / iPads / iPhones mit Kamera als Barcode Scanner
  • Endgeräte dienen als vollwertige Anwender mit vollem Funktionsumfang

Rechnungswesen

  • Rechnungen
  • Zahlungseingang
  • Mahnwesen
  • FiBu Export elektronisch
  • etc.

Produktionssteuerung

  • Produktionsschritte nach Status
  • Aufgabenlisten für interne und externe Mitarbeiter
  • Erfassung von Leistungen für Kostenerfassung
  • etc.

Auftragsverwaltung

  • Auftragserfassung
  • Erkennung & Erfassung von Preis, Bonitäts- oder Qualitätsproblemen
  • Problemlösung inkl. Eskalation
  • etc.

CRM

  • Online Leadsammlung durch WebFormular
  • Kunden & Interessenten
  • Opportunity Management
  • Kampagnen Verwaltung
  • Aktionssteuerung
  • etc.

AVALON Framework

Bei null anzufangen kann sehr aufwendig werden

Bei einer Individualentwicklung wird letztlich bei den Prozessen begonnen also den Abläufen die es zu digitalisieren gilt. Die Lösung wird genau nach Maß um die ermittelten Anforderungen herum gebaut. Bildlich beschrieben kann man einiges an Aufwand sparen wenn nicht jede Wand, Stein für Stein gemauert sondern fertige Wandmodule dort einsetzt werden, wo dies sinnvoll ist.

Das Beste aus zwei Welten

AVALON ist unser Ansatz viele fertige Bausteine zusammenzusetzen. Damit wird der Aufwand, die Lösung zu erstellen oder später zu warten, vertretbar. Man hat also das Beste beider Welten. Auf der einen Seite der Vorteil einer fertigen Lösung über fertige Module um schnell und mit überschaubarem Aufwand arbeiten zu können. Auf der anderen Seite die Flexibilität einer Individualentwicklung um komplett auf die individuellen Bedürfnisse der Umgebung einzugehen.

Software As a Service

Mit Software As A Service (SAAS) liefern wir unseren Kunden einen schlüsselfertigen Service, wir nennen das gerne "Full Service" nicht nur für die Konzeption und Umsetzung sondern auch den laufenden Betrieb. Dabei darf nicht außer Acht gelassen werden, dass sich in jedem Unternehmen die Prozesse, also Arbeitsabläufe durch äußere Einflüsse über Zeit hinweg unweigerlich ändern. Daher ist nach der Inbetriebnahme einer Anpassung, vor der nächsten Inbetriebnahme, ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu sehen.

Blaue Kunststoffbausteine

Beispiele für den Einsatz von AVALON

  • Online, Echtzeit Reservierungen
    • Online Darstellung von reservierten Plätzen oder Bereichen
    • Reservierungsaufträge
    • Kunden & Kontakte
    • Rechnungswesen
    • Zahlungseingang
    • Reporting
    • Etiketten & Aushanglisten
    • Markenerstellung & Validierung
    • Ticketing
  • Anzeigenvertrieb durch Handelsvertreter
    • Aufträge
    • Provisionen
    • Rechnungen
    • Kunden & Kontakte
    • Kundenzahlungen & Auto-Mahnwesen
    • Reporting
    • Projektsteuerung
    • Statusbasierte Produktionssteuerung
    • Versand
  • ABO Management & Akademiesteuerung
    • Projektübersicht mit Status
    • Teilnehmer Management
    • Rechnungswesen
    • Mahnwesen (Automatisiert & Semiautomatisch parallel)
    • ABO Aufträge mit automatisierter Rechnungserstellung Versand per eMail
    • ABO Mahnsystem vollautomatisiert
    • Automatisierte Übergabe an Inkasso
  • Praxis / Therapeuten Management
    • Digitalisierte Patientenakte
    • Rezeptverwaltung
    • Therapeuten sehen komplette Patientenakte auf iPad bzw. Tablet
      • Termine
      • Dokumente
      • Notizen
    • Terminverwaltung
      • Kalender mit Tages- Wochen- Monatsansicht
      • Timeline mit Therapeuten in Zeilen
      • Rezeptzuweisung in Terminen möglich
    • Automatisierte Abrechnung
    • Rechnungswesen / Zahlungseingang / Mahnwesen
    • Terminplanung Therapeuten ggf. mit Auslastung
    • Online Buchung / Anfrage direkt im System je nach Anforderung

Vorgefertigte, anpassbare Module

  • Kunden / Lieferanten
  • Kontakte / Geschäftspartner
  • Mitarbeiter
  • Artikelstamm
    • Preisoptionen
      • Staffelpreise
      • Kundenspezifisch
      • Regionales pricing
  • Angebote
  • Aufträge
  • Provisionen
  • Rechnungen / Zahlungen / Mahnungen
  • Aufgaben / Tickets
    • Darstellung oftmals in KanBan Board
    • Darstellung in Kalendarischem Balkendiagramm (Gantt Diagramm)
  • Projekte
    • Aufgaben in einem Balkendiagramm (Gantt Diagramm)
    • KanBan Board
  • Export XML im SEPA Format
  • Elektronische Rechnung: xRechnung nach diversen Ausprägungen
  • Termine / Kalender
    • Darstellung in Tages- Wochen- oder Monatskalender
    • Darstellung in Timeline
    • Termine mit Verbindung zu:
      • Ticketsystem
      • Artikelstamm
      • Rechnungswesen
  • Office 365 Synchronisation
    • Kalender
    • Kontakte
    • eMails

AVALON Reservierungen

SchwabenWelt Festzelt

Reservierungssystem für Großgastronomie

Ein Festzelt mit Sitzplätzen für über 5.000 Gäste wird zu 2 Zeitpunkten täglich neu reserviert. Diese Reservierungen kommen für den Wirt bereits fast 1 Jahr vor der Veranstaltung. Mit diesem cloud basiertem System kann nicht nur Standort- und Plattformunabhängig gearbeitet werden. Erstmalig wird der gesamte administrative Prozess hinter einer Reservierung zum größtmöglichen Faktor automatisiert. Das Resultat: Mitarbeitende sparen je Buchung zwischen 5 und 8 Minuten Arbeitszeit.

Auszug aus dem Funktionsumfang

  • Online Darstellung von reservierten Plätzen oder Bereichen
  • Online Registrierung für Laufkundschaft mit checkin / checkout
  • Reservierungsaufträge
  • Kunden & Kontakte
  • Rechnungswesen
  • Zahlungseingang & Mahnwesen
  • Reporting
  • Tischetiketten
  • Aushanglisten
  • Markenerstellung & Validierung
  • Ticketing QR Code inkl. Statusverfolgung
  • SMS und/oder eMail Benachrichtigung von Gästen

AVALON StarSync

Hologramm mit verbundenen Diensten

Office 365 Synchronisation mit FileMaker

Mit AVALON StarSync werden Kontakte, Termine oder auch eMails aus Microsoft Office 365 mit der bestehenden FileMaker Datenbank verbunden.

So kann beispielsweise auf Knopfdruck der Inhalt eines Kontakts in FileMaker an beliebige Kontaktordner ihrer Organisation verteilt werden. Umgekehrt können Aktualisierungen aus dem Kontaktordner einer Person an den gleichen Kontaktordner bei anderen Angestellten verteilt und gleichzeitig diese Änderungen in der FileMaker Datenbank hinterlegt werden.

Optionen für Kontakt & Terminsynchronisation:

  • Von FileMaker zu beliebigen Ordnern der Anwender von Office 365 in ihrer Organisation.
  • Von Office 365 zu FileMaker
  • Von Office 365 eines Nutzers zu allen oder bestimmten anderen Anwendern von Office 365

eMails werden üblicherweise aus einer Funktionsmailbox ausgelesen und ggf. wird auch über diese Mailbox der Versand, gerne auch in html Format, betrieben.

AVALON Orga

ist eine moderne, lösungs- und praxisorientierte Organisations-und Verwaltungssoftware mit der einfach und effizient Terminbuchungen- und Planungen vorgenommen, Ressourcen zugewiesen und zugleich abgerechnet werden können.

  • Terminreservierungen können sowohl telefonisch als auch online* entgegen genommen werden.
  • Terminüberschneidungen gibt es nicht! Unsere Lösung greift, unabhängig von der Art der Buchung, auf den gleichen Kalender zu.
  • Zugleich ermöglichen wir über eine zentrale Kunden- und Patientenverwaltung sowie einen, auf ihr Leistungsangebot, abgestimmten Artikelstamm.
  • Zur einfachen Berechnung stellt AVALON Orga diverse Varianten, beginnend bei der Vorauskasse bis hin zur Quartalsabrechnung, voll- oder teilautomatisiert, zur Verfügung.

Link: www.avalon-orga.de

Rechnungsablauf

Kalender

Kalender

Kalender mit IQ

Einen Termin in Outlook oder auch Google Calendar mit mehr IQ auszustatten damit mehr damit gemacht kann. Das ist worum es geht. Was wir damit meinen ist folgendes:

Automatisierte Abrechnung

Weisen sie nicht nur Teilnehmende Personen zu sondern auch Ressourcen wie Räume oder sogar Werkzeuge. Wie wäre es wenn den Leistungen noch ein Termin zugeordnet wird, damit dieser ebenfalls direkt auf Knopfdruck abgerechnet werden kann?

Nutzen sie Status getriebene Funktionen die es erlauben z.B. einen Termin zur automatisierten monatlichen Abrechnung hinzu zufügen.

Checklisten im Termin

Nutzen sie die Möglichkeit ein Protokoll einzufügen oder eine Checkliste die während des Termins abgearbeitet werden soll.

Fotos zur Dokumentation hinzufügen

Fügen sie Dokumente wie Word, Excel, PDF oder Powerpoint als Ressource für Mitarbeiter die einen Termin abhalten ein. Damit ist alles notwendige für einen erfolgreichen Termin gleich zur Verfügung. Erlauben sie dem Personal die Ergebnisse oder den Zustand vor Ort in Form von Bildern direkt mit der Smartphone Kamera in den Termin hoch zu laden.

So werden Termine zu einem integrierten Vorgang im Unternehmensprozess!

Automatisierung der Abrechnung aus dem Kalender

KanBan Board

Auf einem Kanban-Board werden Aufgaben in Spalten dargestellt, die den verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses entsprechen. Durch Verschieben von Aufgabenkarten zwischen den Spalten können Anwender den Fortschritt verfolgen und Engpässe identifizieren. Kanban fördert eine kontinuierliche Verbesserung und eine effiziente Arbeitsweise.

Mitarbeiter Kanban

Kanban in AVALON

Die Aufgaben die hinter dem Kanban Board stehen können nicht nur Mitarbeitern sondern Kunden, Räumen, Werkzeugen oder Leistungen zugeordnet werden. So können nachgelagerte Prozesse automatisch gestartet werden sobald die Aufgabe erledigt wurde.

Eine Abrechnung von Leistungen die einer Aufgabe zugeordnet werden können z.B. so auf Knopfdruck abgerechnet werden. Welche Prozesse hier stattfinden bzw. angestoßen werden ist nur durch die Vorstellungskraft der Personen, die den Prozess gestalten, limitiert.

xRechnung & ZUGFeRD

Bereiten sie sich darauf vor, den nächsten Schritt in der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse zu machen! In Deutschland akzeptieren öffentliche Auftraggeber nur noch elektronische Rechnungen im xRechnung (XML) Standard. Wir unterstützen sie bei der Umstellung!

Wir verstehen die Bedeutung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Unsere Lösungen stellen sicher, dass ihre xRechnungen den Standard erfüllen. Von der Beratung und Analyse bis hin zur Implementierung und Schulung unterstützen wir sie in jedem Schritt des Prozesses. Es ist unerlässlich, dass Unternehmen den xRechnung-Standard umsetzen, um weiterhin mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenzuarbeiten. Unsere Fachleute sorgen dafür, dass Ihre Rechnungsprozesse reibungslos und effizient ablaufen. Wir bieten nicht nur die Gewissheit, dass Rechnungen den xRechnung-Standard erfüllen, sondern auch die Möglichkeit, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen. Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, Ihren Workflow zu optimieren und den administrativen Aufwand zu minimieren.

KI Anbindung - was macht Sinn

Roboter arbeitet mit Hologramm

Künstliche Intelligenz (KI) - Hype oder realer Mehrwert im Alltag

Viel wird über die fortgeschrittenen Sprachmodelle von Open AI und Google gesprochen. Aber was kann jeder in der Realität davon erwarten? Ist es möglich einen KI Anwender zu schaffen?

Mit ein wenig experimentieren kommt man, zumindest aktuell, schnell an den Punkt, dass Sprachmodelle wie Chat GPT wortwörtlich halluzinieren und Antworten liefern die fern der Realität sind. Als vollständiger Ersatz eines Anwenders sind solche Systeme also vorerst nicht geeignet. Ganz davon ab gibt es in Europa Datenschutzrechtliche Hürden die nicht so einfach zu meistern sein werden.

Produktivität durch den Einsatz von Chat GPT oder IBM Watson

Es gibt für viele Plattformen mittlerweile die Möglichkeit die Chat GPT Oberfläche in eine Applikation einzubinden. Damit können Anwender eine Frage stellen und die Antwort ggf. gleich in ein Dokument übernehmen. So ist es beispielsweise möglich eine Rückfrage zu einem Auftrag zu dem eine Dokumentation fehlt oder Parameter nicht stimmen von der KI ausformulieren zu lassen. In den meisten Fällen ist das Resultat wirklich gut, sollte aber von einem Menschen vor dem Versand geprüft werden. In einem solchen Fall kann das System die notwendigen Informationen im Hintergrund, ohne dass Anwender etwas davon merken, in einer Anfrage gebündelt an die KI schicken. Die Antwort kann anschließend vom Anwender geprüft, ggf. noch bearbeitet und per Knopfdruck ins System übernommen werden um diese als eMail direkt an Kunden oder externe Mitarbeiter zu versenden.

Aufgaben wie z.B. die Erkennung von bestimmten Mustern in Fotos, z.B. zur Qualitätskontrolle können von Spezialisierten KIs wie Watson von IBM übernommen werden. IBM bietet diese KI als Webservice an. Diese beantwortet nach der Lernphase Anfragen individuell und extrem schnell. In diese Fällen muss ein spezielles Szenario vorliegen auf das die KI trainiert wurde damit sie zuverlässige Entscheidungen trifft.

Beide Szenarien schaffen Produktivität durch Automation . Dadurch kann letztlich mit dem derzeit vorhandenen Stamm an Mitarbeitern mehr geleistet werden.

WebAPPs Plattform­unabhängig

Mehr mit Weniger

Auf der Suche nach Vereinfachung und Beschleunigung von Geschäftsabläufen (Geschäftsprozessen) beginnt man gerne bei solchen Aufgaben bei denen Informationen von mehreren Personen mehrfach bearbeitet werden. Wir konnten beispielsweise in einem Fall helfen, dass Kunden die Datenerfassung bei der Auftragserteilung im System für die Mitarbeiter mittels einer Weboberfläche übernehmen. Die internen Mitarbeiter prüfen in diesem Fall nur noch Eingaben und bereiten den Auftrag mit wenigen Klicks für die Produktion vor. So konnten pro Woche ca. 5h in dieser Umgebung eingespart werden.

In einem anderen Fall werden Jobangebote für Freiberufliche Mitarbeiter in einer Art Marktplatz in einer APP dargestellt. Die freiberuflichen Mitarbeiter bewerben sich auf diese Angebote und interne Mitarbeiter können nun diese Bewerbungen prüfen und Aufträge vergeben. Es entfällt fast vollständig der Vorgang des Suchens und der Kommunikation mit dem passenden Freiberufler. So kann die gleiche Anzahl Mitarbeiter wortwörtlich mehr Geschäft steuern.

Produktivität durch Auslagerung von Aufgaben an Kunden oder externe Mitarbeiter

Solche Vorteile erreichen wir für unsere Kunden durch die An- & Einbindung einer Progressiven WebAPP in das bestehende ERP System. Dabei ist lediglich wichtig das dieses System über entsprechende Schnittstellen und Dokumentation des Datenmodells verfügt.

Insbesondere Systeme basierend auf aktuellen Versionen von Claris FileMaker Pro (FMP) können als Datenbank Backend komplett integriert werden. So werden dem Anwender der WebAPP Verfügbarkeits-, Buchungs- und Stammdaten in Echtzeit angezeigt.

Endgeräte egal

Mit welchem Endgerät die Anwender auf eine Solche APP zugreifen ist letztlich fast egal. Vom Smartphone (Android oder iOS), über Tablet (windows, android oder iPadOS) bis hin zu Desktop / Notebook Computern (Win oder Mac) letztlich kann jedes System mit einem der gängigen Webbrowser Standortunabhängig darauf zugreifen.

Was kann man so erreichen?

Eingangs erwähnten wir zwei AnwendungsBeispiele (UseCases) hier noch ein paar Ideen / Beispiele die wir bereits umgesetzt haben.

Aussendienst Mitarbeiter (z.B. Wartung oder Vertrieb) => Ticketsystem

  • Smartphone / Tablet mit eingebauter Kamera
  • Termin mit Anfahrtsbeschreibung
    • Echtzeit Notizen (Diktierfunktion, damit nicht getippt werden muss)
    • Aufnahme und Verarbeitung von Fotos in Echtzeit
    • Planung von Folgeaufgaben im gleichen Ticket
    • Aufnahme erbrachter Leistungen für auto Abrechnung